Погряз в бумажках: Почему стоит отдать бизнес-процессы на аутсорс

Спецпроект

Не погрязнуть в бумажках: почему стоит отдать бизнес-процессы на аутсорс

Когда читаешь истории успешных предпринимателей, кажется, что все было просто. Вот они что-то придумали, быстро воплотили в жизнь и вышли на миллионные обороты. Однако бизнес состоит не только из удачных, рисковых и веселых решений. Он включает большую работу с документацией, договорами и массой других важных формальностей.

Задумав бизнес, будущий предприниматель садится просчитывать детали. И хватается за голову. Неясно, как бизнес оформлять, что учитывать кроме очевидно необходимых вещей, когда дело окупится, сколько нанять людей и сколько им платить. Выходит, человек хотел заняться любимым делом и заработать, а погряз в бумажках и счетах.

Если начинающий бизнесмен - не специалист по финансам и заодно не юрист, кадровик и аналитик, то справиться со всеми этими ролями будет сложно. Потому лучше поступить, как завещал американский экономист Питер Друкер: делать то, что получается лучше всего, а остальное отдать на аутсорс.

Аутсорс теперь может себе позволить даже небольшой ресторан. На аутсорс можно отдать все бизнес-процессы и возню с бюрократией. А владельцу остается заниматься только теми вещами, ради которых он бизнес открывал.

Что такое аутсорс бизнес-процессов?

Business process outsourcing (BPO) или аутсорсинг бизнес-процессов - это передача внутренних процессов бизнеса внешнему подрядчику. Все начиналось во второй половине прошлого века с промышленного и ИТ-аутсорсинга. А с конца 90-х компании начали отдавать внешним фирмам такие бизнес-процессы, как бухучет, маркетинговые исследования, найм персонала и другие.

Согласно отчету компании Deloitte за 2016 год, бизнес чаще всего отдает на аутсорс IT-процессы, юридические задачи, управление недвижимостью и объектами, налоговую отчетность, кадровые, финансовые и закупочные вопросы. А рынок аутсорсинга с каждым годом растет, если не считать проседание в 2013 и 2016 годах. В прошлом году объем мирового рынка составил $88,9 млрд. В Украине рынок BPO-услуг составил 2,9 млрд грн, по данным компании по аутсорсингу бизнес-процессов Nota Group. А согласно последнему рейтингу, в пятерку лидеров на рынке Украины вошли такие аутсорсинговые компании: EBS, Дмитриева и Партнеры, Группа Финансовых Решений, Nota Group и BDO Украина.

Хотя Deloitte делал отчет на основе опроса компаний с миллиардными оборотами, аутсорсинговые услуги сейчас доступны не только крупным фирмам, но и малому бизнесу. Речь вовсе не о бухгалтерах на фрилансе. Аутсорсинговые компании готовы поддерживать малый и средний бизнес.

Зачем МСБ аутсорсинг?

На этапе создания бизнеса предприниматели часто нанимают штатного бухгалтера, юриста и кадровика в одном лице. Кажется, что так дешевле. Но в итоге, как правило, платить приходится дважды, а гонка за дешевизной негативно сказывается на качестве работы.

Если говорить о качестве, то, даже нанимая человека в штат, важно помнить, что универсальных специалистов не бывает. "Один юрист не может быть профессионалом одновременно в трудовом, гражданском, хозяйственном и уголовном праве. Передавая же услугу на аутсорсинг, можно быть уверенным, что вопросом будет заниматься специалист конкретного профиля. А если нужно, специалисты всегда могут проконсультироваться друг с другом", - говорит гендиректор Nota Group Татьяна Андрианова.

В компании Benoy разделяют мнение Адриановой. Фирма попробовала работать со штатными юристами и со специалистами на аутсорсе. В итоге руководство пришло к выводу, что юрист, специализирующийся на одном направлении, более профессионален, чем штатный "универсальный" юрист. Так компания начала пользоваться юридическими услугами на аутсорсе.

"К тому же, профессионал высокого класса на аутсорсе обходится нам дешевле. Ну и, что совсем удивительно, в одном конкретном случае юрист со стороны за 2 часа разобрался в проблеме, на которую штатному юристу потребовалось 5 часов", - рассказывает гендиректор Benoy Роман Фисун

В передаче бизнес-процессов на аутсорс есть еще одна особенность. Часто предприниматель не может проконтролировать работу своего юриста или финансиста - у него просто нет нужных знаний. А вот руководители аутсорсинговой фирмы понимают все процессы и отвечают за качество работы своей репутацией. Они проверят, как бухгалтер составил налоговый отчет, а юрист - договор. То же касается соблюдения специалистами аутсорсинговой компании условий конфиденциальности.

"Аутсорсинговая компания обеспечивает 100% конфиденциальность и несет полную юридическую ответственность за предоставленные услуги. До начала работы с клиентом аутсорсинговая компания подписывает договор о неразглашении конфиденциальной информации. Невыполнение договора - это потеря клиента, репутации, бизнеса и финансовые потери. А какая ответственность штатного сотрудника? Он потеряет рабочее место и уйдет работать в другую компанию", - добавляет гендиректор аутсорсинговой компании Группа Финансовых Решений Любовь Цымбал.

А как насчет экономии?

Содержать штатного сотрудника - это не только платить ему зарплату. Нужно оплачивать налоги, аренду рабочего места, командировки, поддержку ИТ-системы, связь, обучение и прочее. На начальном этапе предприниматели об этом забывают. "Если брать сотрудника на зарплату 10 000 грн, в целом его содержание обойдется в 20 000 грн. Мы просчитывали стоимость содержания одного сотрудника по разным компаниям, все зависит от должности и специфики. Но в среднем получается так", - говорит руководитель финансово-аудиторского департамента Nota Group Дмитрий Рыбальченко.

Помимо этого любой бизнес растет или сужается. Как раз в периоды масштабирования предприятия можно ощутить, сколько аутсорсинговая компания экономит бизнесу денег. Дмитрий Рыбальченко иллюстрирует это примером о бухгалтерии:

"Например, мы создали фирму и взяли одного бухгалтера на зарплату 40 000 грн. В месяц он обрабатывает условные 1000 документов. Мы решили выйти на ВЭД (внешнеэкономическая деятельность или выход на зарубежные рынки, - Ред.), и теперь бухгалтеру нужно обрабатывать 1500 документов. Приходится нанимать еще одного и платить еще 40 000 грн. Итого - 80 000 грн в месяц за 1500 документов.

А если у меня бухгалтерия на аутсорсе, то я плачу, условно, 40 грн за документ. В месяц получаются те же 40 000 грн за 1000 документов. Но если нужно обработать 1500 документов, то я заплачу 60 000 грн, а не 80 000 грн. Так же работает и в обратную сторону - если бизнес сужается и документов нужно обрабатывать меньше. Есть еще вариант с абонентским обслуживанием. Например, бизнесмен платит 40 000 грн в месяц и его не волнует, сколько документов было обработано".

Какие функции МСБ может отдать на аутсорс?

Малый бизнес может обратиться к специалистам на аутсорсе еще на этапе запуска. Они помогут все юридически грамотно оформить. "Особенно необходимо это сделать, если планируется работа с партнерами. Мы же знаем, что жизнь - непредсказуема, и очень важно, чтобы отношения были правильно оформлены еще на берегу. Это поможет избежать множества проблем в будущем", - говорит Татьяна Андрианова.

Так, например, юридический пакет Nota Group может состоять из таких услуг:

- регистрация бизнеса;
- составление договоров;
- решение задач, связанных с интеллектуальной собственностью;
- ведение всей документации предприятия;
- хранение документов;
- сопровождение на сделках и переговорах;
- сопровождение по трудовому праву;
- защита в судах и многое другое.

Это далеко не полный список. Предприниматель может выбрать все, что нужно конкретно его бизнесу.

А вот к финансовым услугам можно прибегнуть еще раньше, чем к юридическим - на этапе поиска инвестиций. Дмитрий Рыбальченко рассказал, что специалисты Nota Group помогают стартаперам и предпринимателям правильно составлять паспорт проекта для банков и венчурных фондов. "Ты можешь потратить кучу времени, ходить по банкам и слушать "да-да", но в итоге ничего не получить. А мы работали со многими банками и знаем, какие из них выдают кредиты, а какие об этом только говорят. Помимо банков у нас есть картотека фондов. Мы примерно понимаем, кому и что может быть интересно. Если проект в агросфере - стоит идти в один банк, в энергетике - в другой. Также с фондами", - говорит Рыбальченко.

На аутсорс можно отдать все, что касается денег - от бухгалтерского учета и налоговых вопросов до оценки бизнеса, анализа его финансового состояния и планирования деятельности. Маленький бизнес в принципе может закрыть все бизнес-вопросы с помощью стандартных аутсорсинговых услуг.

А что для "рыб" покрупнее?

Самые популярные в Украине направления аутсорсинговых услуг - юридическое и финансовое сопровождение. И хотя, по словам Любови Цымбал, все, что касается внутренней информации компании, владельцы и топ-менеджмент все еще боятся выносить за стены фирмы, спрос на аутсорсинговые услуги растет. Тем более, что помимо стандартного набора наши консалтинговые компании могут предложить значительно больше.

Например, услуги по деофшоризации. Или помощь с оценкой инвестиций. Компания EBS обещает проверить потенциальный объект покупки на достоверность всех отчетностей, выявить опасности и «подводные камни», которые могут подстерегать инвестора. А компания Группа Финансовых Решений предлагает провести оценку должностей, чтобы определить их ценность для организации и повысить эффективность ее функционирования.

Отдельное направление BPO - построение корпоративной безопасности и форензик - расследование фактов мошенничества на предприятии. Этим занимается Nota Group. В первом случае специалисты выстраивают систему защиты от внешних и внутренних угроз: рейдерских захватов, утечек информации к конкурентам, непредвиденных юридических рисков и прочего.

А вот услуга форензик необходима, когда руководитель бизнеса подозревает, что на предприятии происходят некие махинации, но не может их вычислить. "Если у человека есть возможность злоупотребить служебным положением, велика вероятность, что он это сделает. Это подтверждает статистика. Как правило в злоупотреблениях замешаны отдел закупок, бухгалтерия и нередко - топ-менеджеры", - рассказывает Татьяна Андрианова.

Она приводит пару примеров из опыта:

"Один мой клиент - владелец крупного бизнеса - потерял миллионы из-за афер своего топ-менеджера. Тот искажал финансовую отчетность, а собственник на ее основе принимал неверные управленческие решения. И так продолжалось несколько лет. Другой крупный бизнесмен чуть было не лишился всего из-за утечки информации к конкурентам. И подобные "сливы" тоже продолжались не один год".

Помимо поиска недобросовестных, но уже трудоустроенных сотрудников, Nota Group проверяет бэкграунд кандидатов при приеме на работу. Это полезная услуга, особенно если бизнесмен нанимает сотрудника, который будет иметь доступ к конфиденциальной информации.

Рынок аутсорсинга растет с каждым годом, как и качество предоставляемых услуг. И часто работа с BPO-компанией более выгодная и надежная, чем штатные специалисты. Она дает предпринимателям возможность отдать специалистам самую монотонную часть и заниматься любимым делом. И при этом быть уверенным в качестве выполненных юридических, финансовых и прочих задач.